Politique de confidentialité pour MediSummary

La présente Politique de confidentialité est incorporée par référence dans les Conditions d'utilisation de MediSummary. Elle explique comment MediSummary ("Société", "nous") — un produit d'ODAKCO, LLC — collecte, utilise, divulgue et traite vos informations personnelles lorsque vous :

• Utilisez l'application mobile MediSummary (iOS et Android).
• Visitez notre site web à l'adresse medisummary.com, ou tout autre site web nous appartenant qui renvoie à la présente Politique de confidentialité (collectivement le "Site web" ou les "Services").
• Interagissez avec nous de toute autre manière connexe, y compris par le biais de communications marketing, de ventes de produits ou d'événements.

En accédant à nos Services ou en les utilisant, vous acceptez d'avoir lu, compris et accepté notre collecte, stockage, utilisation et divulgation de vos informations personnelles tels que décrits dans la présente Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord, vous ne devez pas utiliser nos Services.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique ou nos pratiques, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :

Courriel : [email protected] Adresse : MediSummary (ODAKCO, LLC) 1111B S Governors Ave, STE 7896 Dover, DE 19904

#1. Qui sommes-nous

MediSummary est une organisation basée aux États-Unis, sous l'égide d'ODAKCO, LLC, dont l'objectif est d'aider les médecins et les professionnels de la santé à travailler plus efficacement. Notre plateforme basée sur l'IA comprend des outils pour la synthèse de documents, les récapitulatifs audio, la prise de notes vocales par l'IA, la génération de présentations, la revue de littérature, le mode étude, la découverte rapide de recherches, une fonctionnalité de coaching en anglais, et un accélérateur d'apprentissage spécialisé de 16 semaines, entre autres.

Pour les utilisateurs situés dans l'Espace Économique Européen (« EEE »), l'entité juridique responsable du traitement de vos données personnelles (c'est-à-dire le « responsable du traitement » au sens du Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD ») est ODAKCO, LLC.

#2. Informations que nous recueillons

Nous recueillons à la fois des informations personnelles (informations qui vous identifient ou vous rendent identifiable) et des informations non personnelles (informations qui ne vous identifient pas directement).

2.1. Informations personnelles que vous nous fournissez

Vous pouvez nous fournir des informations personnelles de diverses manières :

• Inscription au compte : Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom d'utilisateur et mot de passe (sur le site web). Sur l'application mobile, la connexion utilise votre adresse e-mail et un code d'accès unique (OTP) — nous n'utilisons pas de mots de passe dans l'application mobile.
• Informations professionnelles : Spécialité médicale, rôle professionnel, pays de pratique et autres informations que vous fournissez lors de l'intégration ou de la configuration du profil.
• Achats : Lorsque vous vous abonnez sur notre site web, les détails de paiement (par exemple, informations de carte de crédit, adresse de facturation) sont traités par notre prestataire de paiement tiers (Stripe). Lorsque vous vous abonnez dans l'application mobile, le paiement est géré par Apple In-App Purchase ou Google Play Billing, et nous utilisons RevenueCat pour gérer le statut de votre abonnement. Nous ne stockons pas les détails complets de votre carte de crédit, et l'application mobile ne collecte pas de données de carte de paiement.
• Communications : Lorsque vous nous contactez (par e-mail ou formulaire de contact), nous pouvons stocker le contenu de votre message, vos coordonnées et toute autre information que vous choisissez de fournir.
• Contenu soumis par l'utilisateur : PDF, documents ou autres fichiers que vous téléchargez sur le Service pour traitement.

2.2. Données vocales et audio (AI Note Taker)

L'AI Note Taker est destiné à la prise de notes lors de conférences, de formations, de cours magistraux et de réunions, ainsi qu'à vos propres dictées. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, nous recueillons :

• Enregistrements vocaux que vous effectuez via le microphone de votre appareil ou que vous téléchargez. Ils peuvent inclure la voix d'autres personnes qui s'expriment lors de l'événement que vous enregistrez.
• Transcriptions de ces enregistrements, générées par des fournisseurs tiers de conversion parole-texte.
• Notes structurées que nos systèmes d'IA créent à partir de ces transcriptions à votre demande (par exemple, résumés, points clés ou notes d'étude).

Aucune information sur les patients : L'AI Note Taker n'est pas conçu pour enregistrer des consultations ou des conversations avec des patients, et vous ne devez inclure aucune information identifiable sur des patients (telle que noms, dates de naissance, numéros de dossier ou voix de patients) dans les enregistrements ou les notes. Si vous enregistrez une intervention ou une réunion, vous êtes responsable de toute information préalable ou de tout consentement que la loi exige à l'égard des personnes enregistrées. Voir "Informations sur les patients" à la Section 2.6 et la Section 9 de nos Conditions d'utilisation.

Rétention audio : Les enregistrements vocaux sont transmis à des fournisseurs tiers de transcription IA (tels que Deepgram) pour traitement. Par défaut, l'audio est supprimé immédiatement après la transcription. Si vous choisissez de sauvegarder l'audio, il est conservé dans un stockage privé chiffré afin que vous puissiez le réécouter et le retranscrire ; vous pouvez modifier ce choix à tout moment. L'audio est également supprimé lorsque vous supprimez la note ou fermez votre compte. Le texte transcrit et les notes structurées sont conservés dans votre compte jusqu'à ce que vous les supprimiez ou fermiez votre compte.

2.3. Application mobile (iOS et Android)

Lorsque vous utilisez l'application mobile MediSummary, nous recueillons et traitons les éléments suivants :

• Connexion : Votre adresse e-mail et un code d'accès unique (OTP) pour authentifier votre compte.
• Stockage local : Les jetons d'accès et de rafraîchissement sont stockés dans le stockage sécurisé de votre appareil (par exemple, Trousseau iOS / Keystore Android via des API de stockage sécurisé) pour vous maintenir connecté entre les sessions.
• Microphone : Utilisé uniquement lorsque vous choisissez d'enregistrer des notes vocales. Le mode audio en arrière-plan peut maintenir l'enregistrement actif lorsque l'application est en arrière-plan.
• Téléchargements de fichiers : Les PDF que vous sélectionnez depuis votre appareil sont téléchargés sur nos serveurs pour être résumés.
• Requêtes de chat : Le texte que vous envoyez dans le chat de recherche intégré à l'application est traité par nos fournisseurs d'IA.
• Achats intégrés : Vous pouvez vous abonner dans l'application mobile. Le paiement est géré par Apple ou Google, et RevenueCat gère le statut de votre abonnement. L'application ne collecte pas les détails de votre carte de paiement. Les abonnements achetés sur notre site web y sont gérés.
• Suppression de compte : Vous pouvez supprimer votre compte depuis Paramètres → Supprimer le compte dans l'application. Cela supprime définitivement vos documents, notes, historique de chat et autres contenus personnels de nos serveurs (votre enregistrement de compte peut être anonymisé à des fins d'audit de facturation).
• Pas de suivi de site web dans l'application : L'application mobile n'utilise pas de cookies de navigateur, PostHog, Google Analytics ou Facebook Pixel.

2.4. Informations collectées automatiquement

Lorsque vous utilisez ou accédez à nos Services, nous recueillons automatiquement certaines informations concernant votre appareil et votre utilisation :

• Informations sur l'appareil et les journaux : Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, type d'appareil, paramètres de l'appareil et fuseau horaire. Lorsque vous utilisez l'application mobile, nos serveurs peuvent enregistrer des métadonnées de requête standard (telles que l'adresse IP et la version du système d'exploitation mobile) à des fins de sécurité, d'authentification et de dépannage.
• Données d'utilisation : Dates et heures d'accès à nos Services, pages visitées, fonctionnalités utilisées, liens cliqués et autres actions effectuées en relation avec nos Services.

2.5. Cookies et technologies de suivi (site web uniquement)

Ce qui suit s'applique uniquement à notre site web, et non à l'application mobile MediSummary.

Nous utilisons des cookies, des balises web et des technologies similaires sur notre site web pour fournir, personnaliser et améliorer nos Services. Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil pour aider les sites web à se souvenir d'informations vous concernant.

• Vous pouvez contrôler l'utilisation des cookies au niveau du navigateur ou de l'appareil. Si vous choisissez de désactiver les cookies, cela peut affecter certaines fonctionnalités ou services de notre site.

Analyse et enregistrement de session : Nous utilisons les outils d'analyse et d'amélioration de produit tiers suivants, qui peuvent collecter des données comportementales sur la façon dont vous interagissez avec notre site :

• PostHog — analyse de produit, indicateurs de fonctionnalité et tests A/B. PostHog peut enregistrer les fonctionnalités avec lesquelles vous interagissez et comment. Voir la Politique de confidentialité de PostHog.
• Google Analytics — mesure agrégée du trafic et de l'engagement. Voir la Politique de confidentialité de Google.
• Meta Pixel et API Conversions — mesure publicitaire et reciblage (uniquement en environnement de production). Voir la Politique de confidentialité de Meta.

Ces outils ne se chargent sur le site web qu'après que vous ayez accepté les cookies d'analyse ou de publicité dans notre bannière de consentement (ou si vous modifiez ultérieurement ce choix). Les cookies essentiels nécessaires au fonctionnement du site ne nécessitent pas ce consentement. Ces outils ne sont pas utilisés dans l'application mobile.

2.6. Informations sur les patients

MediSummary n'est pas conçu pour collecter ou traiter des informations permettant d'identifier des patients, et nos Conditions d'utilisation ne vous autorisent à en soumettre dans aucune fonctionnalité. Avant de télécharger un fichier, de poser une question ou de dicter une note, supprimez tout ce qui permet d'identifier un patient, comme les noms ou initiales, les dates directement liées au patient, les numéros de dossier ou d'identification, les coordonnées, les photographies, les enregistrements vocaux de patients ou les combinaisons rares de détails.

Nous ne pouvons pas vérifier le contenu avant son traitement. Si des informations identifiables sur des patients nous parviennent malgré tout, elles sont traitées de la même manière que vos autres contenus, y compris par les fournisseurs d'IA tiers décrits à la Section 5, jusqu'à ce que vous les supprimiez. Si vous les avez soumises par erreur, supprimez-les de votre compte et informez-nous à [email protected] afin que nous puissions vous aider à les supprimer.

Sauf si nous avons signé avec vous un accord de partenariat commercial (BAA) ou un accord similaire, nous n'agissons ni en tant que partenaire commercial au sens de la HIPAA ni en tant que sous-traitant de dossiers de patients pour votre compte.

#3. Comment nous utilisons vos informations

Nous traitons vos informations personnelles aux fins suivantes :

1. Fourniture de services et gestion de compte

   • Pour créer, maintenir et sécuriser votre compte (y compris la connexion mobile via OTP).
   • Pour traiter les transactions (paiements, abonnements, remboursements) via nos partenaires de paiement. Le statut de l'abonnement est vérifié lorsque vous vous connectez à l'application mobile.

2. Traitement des fonctionnalités d'IA

   • Pour transmettre vos documents téléchargés, enregistrements vocaux et requêtes à des fournisseurs d'infrastructure d'IA tiers (tels que OpenAI, Anthropic ou Google) afin de générer des résumés, transcriptions, notes, présentations et autres résultats.
   • Voir la Section 5 pour plus de détails sur les fournisseurs d'IA tiers.

3. Support client et communication

   • Pour répondre aux demandes, dépanner et résoudre les problèmes techniques.
   • Pour vous envoyer des mises à jour importantes ou des messages administratifs (par exemple, modifications des politiques, avis liés au service).

4. Amélioration du service et analyses

   • Pour analyser les tendances d'utilisation et mesurer la manière dont les utilisateurs interagissent avec nos Services.
   • Pour optimiser les performances, développer de nouvelles fonctionnalités et affiner les fonctionnalités existantes.
   • Nous pouvons utiliser des données anonymisées ou agrégées provenant des téléchargements et interactions des utilisateurs pour améliorer nos modèles d'IA. Nous n'utilisons pas de données de patients personnellement identifiables pour l'entraînement.

5. Activités de marketing et promotionnelles

   • Pour vous envoyer des informations promotionnelles et des communications marketing (lorsque la loi le permet ou sur la base de votre consentement).
   • Vous pouvez vous désabonner de ces communications en suivant le lien de "désabonnement" dans l'e-mail ou en nous contactant directement.

6. Conformité légale et protection

   • Pour nous conformer aux lois, réglementations ou procédures légales applicables.
   • Pour protéger nos droits, enquêter sur la fraude et faire respecter nos Conditions d'utilisation ou d'autres accords légaux.

#4. Bases légales du traitement (Visiteurs de l'EEE)

Si vous êtes situé(e) dans l'EEE, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes pour le traitement de vos informations personnelles :

• Consentement : Lorsque vous avez donné votre consentement (par exemple, pour recevoir des communications marketing, ou pour utiliser les fonctionnalités d'enregistrement vocal).
• Nécessité contractuelle : Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution de notre contrat avec vous (par exemple, pour fournir les Services que vous demandez).
• Intérêts légitimes : Pour nos intérêts légitimes (par exemple, pour améliorer nos produits, prévenir la fraude), sauf si vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux prévalent.
• Obligations légales : Lorsque le traitement est requis pour nous conformer à nos obligations légales.

#5. Fournisseurs d'IA Tiers

Pour offrir des fonctionnalités alimentées par l'IA, MediSummary envoie certains contenus soumis par l'utilisateur à des fournisseurs d'IA tiers. Cela peut inclure :

• Documents PDF téléchargés (pour les fonctionnalités de résumé et de chat)
• Enregistrements vocaux et transcriptions (pour l'Assistant de prise de notes IA)
• Requêtes textuelles (pour le Chat IA et d'autres fonctionnalités IA)

Ces fournisseurs — qui peuvent inclure des entreprises telles que OpenAI, Anthropic, Google, Perplexity (recherche web pour le Chat IA) et Deepgram (pour la transcription de notes vocales en texte) — traitent vos données conformément à leurs propres conditions de service et politiques de confidentialité. MediSummary configure ces intégrations afin de minimiser la rétention des données par ces fournisseurs lorsque cela est possible, mais nous ne pouvons pas garantir leurs pratiques de traitement des données. En utilisant les fonctionnalités alimentées par l'IA, vous consentez à ce que votre contenu soit traité par ces fournisseurs.

Ne soumettez à aucune fonctionnalité des informations identifiables sur des patients (telles que noms, dates de naissance, numéros de dossier ou voix de patients) ; voir Section 2.6. Les questions du Chat IA peuvent également être transformées en requêtes de recherche envoyées à des services de recherche littéraire et web (par exemple, NCBI/PubMed, Google Search).

#6. Quand et avec qui nous partageons vos informations

Nous pouvons partager vos données personnelles avec :

1. Prestataires de services — Des tiers qui nous aident à exploiter notre entreprise et nos Services. Ces prestataires traitent les données uniquement selon nos instructions et en notre nom. Les sous-traitants actuels incluent :

   • IA et reconnaissance vocale : OpenAI, Anthropic, Google (Gemini), Perplexity, Deepgram
   • Hébergement et réseau: Heroku (Salesforce), Cloudflare
   • Stockage et base de données : Amazon Web Services (S3, y compris le stockage audio), DigitalOcean Spaces, MongoDB Atlas
   • Paiements et abonnements : Stripe, RevenueCat, Apple In-App Purchase, Google Play Billing
   • E-mail et support : Postmark, Zoho Mail
   • Analyse et publicité : PostHog, Google Analytics, Meta Pixel / Conversions API
   • Identité et affiliés : Google OAuth, Rewardful
   • Sources littéraires interrogées en votre nom : NCBI/PubMed, Europe PMC, OpenAlex, NIH iCite, DailyMed

AWS, DigitalOcean, MongoDB, OpenAI, Perplexity, Deepgram et Google Gemini peuvent recevoir du contenu lié à la santé que vous téléchargez (articles, notes ou audio). Ce contenu peut être des données de catégorie spéciale au sens de l'Article 9 du RGPD. Nous le traitons pour fournir le Service que vous demandez. Ce contenu ne doit pas permettre d'identifier des patients (voir Section 2.6). 2. Fournisseurs d'IA tiers — Tel que décrit dans la Section 5 ci-dessus. 3. Transferts d'entreprise — Dans le cadre de toute fusion, vente d'actifs, financement ou acquisition de tout ou partie de notre entreprise par une autre société. 4. Exigences légales — Si la loi l'exige ou pour protéger nos droits, nos biens ou notre sécurité (par exemple, en réponse à des ordonnances judiciaires ou à des demandes des forces de l'ordre). 5. Sociétés affiliées — Nous pouvons partager des informations avec nos sociétés affiliées, mais uniquement si cela est nécessaire et conforme à la présente Politique de confidentialité.

Nous ne vendons ni ne louons vos informations personnelles à des tiers à des fins de marketing propres.

#7. Conservation des Données

Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que nécessaire pour :

• Vous fournir nos Services ;
• Atteindre les finalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité ;
• Nous conformer aux obligations légales ;
• Résoudre les litiges ;
• Faire respecter nos accords.

L'audio de l'Assistant de prise de notes IA est supprimé immédiatement après la transcription, sauf si vous choisissez de le sauvegarder ; l'audio sauvegardé est conservé dans un stockage privé chiffré jusqu'à ce que vous modifiiez ce choix. L'audio est supprimé lorsque vous supprimez la note ou fermez votre compte. Le texte transcrit et les notes structurées sont conservés dans le cadre de votre compte jusqu'à ce que vous les supprimiez ou fermiez votre compte.

Lorsque nous n'aurons plus besoin de vos données personnelles à ces fins, nous les supprimerons ou les anonymiserons de manière sécurisée.

#8. Sécurité des Données

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles commercialement raisonnables pour protéger vos données personnelles contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction. Les données de paiement sont traitées par Stripe, Apple ou Google et ne sont pas stockées sur les serveurs de MediSummary. Les jetons d'authentification dans l'application mobile sont stockés à l'aide des API de stockage sécurisé de votre appareil. Cependant, aucun service basé sur Internet ne peut être entièrement sécurisé. Par conséquent, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de vos informations.

#9. Transferts Internationaux de Données

Si vous utilisez nos Services en dehors des États-Unis, sachez que vos informations peuvent être transférées, stockées ou traitées aux États-Unis ou dans d'autres juridictions où nos prestataires de services sont établis. Ces pays peuvent ne pas avoir les mêmes lois sur la protection des données que votre pays de résidence. Si la loi applicable l'exige, nous mettons en œuvre des garanties appropriées (telles que les Clauses Contractuelles Types) pour garantir que vos informations personnelles restent protégées.

#10. Confidentialité des Enfants

Nos Services ne s'adressent pas aux enfants de moins de 18 ans, et nous ne recueillons pas sciemment d'informations auprès d'eux. Si nous découvrons que nous avons par inadvertance collecté des informations personnelles auprès d'un enfant de moins de 18 ans, nous prendrons les mesures appropriées pour supprimer rapidement ces informations.

#11. Vos Droits en Matière de Confidentialité

En fonction de votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de certains droits concernant vos informations personnelles, y compris le droit de :

• Accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• Demander la Rectification de vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• Demander la Suppression de vos données personnelles ;
• Retirer votre Consentement lorsque notre traitement est fondé sur votre consentement ;
• Vous Opposer au Traitement ou demander que nous limitions le traitement de vos données personnelles ;
• Portabilité des Données : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander une copie de vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
• Déposer une Plainte auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données, en particulier dans le pays où vous résidez ou travaillez (par exemple, votre autorité nationale de l'UE/EEE ou le Bureau du Commissaire à l'information du Royaume-Uni).

Pour exercer l'un de ces droits, soumettez une demande à demande de confidentialité ou envoyez un e-mail à [email protected]. Les utilisateurs du site web peuvent supprimer leur compte depuis Paramètres du compte → Supprimer le compte. Les utilisateurs de l'application mobile peuvent également supprimer leur compte depuis Paramètres → Supprimer le compte dans l'application. Nous répondrons à votre demande conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

#12. Droits à la vie privée en Californie

Si vous êtes un résident de Californie, vous bénéficiez de certains droits relatifs à l'accès à vos informations personnelles en vertu du California Consumer Privacy Act (« CCPA ») et de la loi californienne « Shine the Light ». Ceux-ci peuvent inclure :

• Droit de savoir les catégories et les éléments spécifiques d'informations personnelles que nous avons collectées à votre sujet, ainsi que les catégories de sources à partir desquelles ces informations personnelles sont collectées ;
• Droit à l'effacement des informations personnelles que nous avons collectées auprès de vous ;
• Droit de refus à certaines ventes ou divulgations d'informations personnelles (le cas échéant) ;
• Droit à la non-discrimination pour l'exercice de vos droits à la vie privée.

Pour toute demande de ce type, utilisez /privacy-request, la page Ne pas vendre ni partager, ou envoyez un e-mail à [email protected]. Veuillez noter que certaines informations peuvent être exemptées de ces demandes en vertu de la loi de l'État.

#13. Ne Pas Suivre et Contrôle Global de la Confidentialité

La plupart des navigateurs incluent une fonctionnalité « Ne Pas Suivre » (DNT). Nous traitons un signal de Contrôle Global de la Confidentialité (GPC) comme une demande de refus de la vente ou du partage d'informations personnelles à des fins publicitaires. Lorsque le GPC est présent, nous ne chargeons pas le Meta Pixel ni d'autres cookies publicitaires. Vous pouvez également utiliser /do-not-sell ou la bannière de cookies pour faire le même choix.

#14. Mises à jour de cette Politique de Confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de Confidentialité de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques ou pour d'autres raisons opérationnelles, légales ou réglementaires. Lorsque nous le ferons, nous vous en informerons (par exemple, en publiant un avis sur notre site ou en vous envoyant un e-mail). Votre utilisation continue de nos Services après l'entrée en vigueur de ces modifications indique que vous avez lu, compris et accepté la version actuelle de cette Politique de Confidentialité.

#15. Nous contacter

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des commentaires concernant cette Politique de Confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter :

E-mail : [email protected] Adresse postale : MediSummary (ODAKCO, LLC) 1111B S Governors Ave, STE 7896 Dover, DE 19904