Política de Privacidad de MediSummary

Esta Política de Privacidad se incorpora por referencia a los Términos de Servicio de MediSummary. Explica cómo MediSummary ("la Compañía", "nosotros", "nuestro") — un producto de ODAKCO, LLC — recopila, utiliza, divulga y procesa su información personal cuando usted:

• Utiliza la aplicación móvil de MediSummary (iOS y Android).
• Visita nuestro sitio web en medisummary.com, o cualquier otro sitio web nuestro que enlace a esta Política de Privacidad (colectivamente el "Sitio Web" o los "Servicios").
• Interactúa con nosotros de otras formas relacionadas, incluyendo a través de comunicaciones de marketing, ventas de productos o eventos.

Al acceder o utilizar nuestros Servicios, usted acepta que ha leído, entendido y acepta nuestra recopilación, almacenamiento, uso y divulgación de su información personal según se describe en esta Política de Privacidad. Si no está de acuerdo, no debe utilizar nuestros Servicios.

Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre esta política o nuestras prácticas, contáctenos en:

Correo Electrónico: [email protected] Dirección: MediSummary (ODAKCO, LLC) 1111B S Governors Ave, STE 7896 Dover, DE 19904

#1. Quiénes Somos

MediSummary es una organización con sede en EE. UU. bajo ODAKCO, LLC, centrada en ayudar a médicos y profesionales de la salud a trabajar de manera más eficiente. Nuestra plataforma impulsada por IA incluye herramientas para el resumen de documentos, resúmenes de audio, toma de notas de voz con IA, generación de presentaciones, revisión de literatura, modo de estudio, descubrimiento rápido de investigación, una función de entrenamiento de inglés y un acelerador de aprendizaje especializado de 16 semanas, entre otras.

Para los usuarios ubicados en el Espacio Económico Europeo ("EEE"), la entidad legal responsable del procesamiento de sus datos personales (es decir, el "responsable del tratamiento" según el Reglamento General de Protección de Datos o "RGPD") es ODAKCO, LLC.

#2. Información que Recopilamos

Recopilamos tanto información personal (información que le identifica o le hace identificable) como información no personal (información que no le identifica directamente).

2.1. Información Personal que Usted Proporciona

Usted puede proporcionar información personal de varias maneras:

• Registro de Cuenta: Nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, nombre de usuario y contraseña (en el sitio web). En la aplicación móvil, el inicio de sesión utiliza su dirección de correo electrónico y una contraseña de un solo uso (OTP) — no utilizamos contraseñas en la aplicación móvil.
• Información Profesional: Especialidad médica, rol profesional, país de práctica y otra información que usted proporcione durante la incorporación o configuración del perfil.
• Compras: Cuando se suscribe en nuestro sitio web, los detalles de pago (por ejemplo, información de tarjeta de crédito, dirección de facturación) son procesados por nuestro procesador de pagos externo (Stripe). Cuando se suscribe en la aplicación móvil, el pago es gestionado por Apple In-App Purchase o Google Play Billing, y utilizamos RevenueCat para administrar el estado de su suscripción. No almacenamos los detalles completos de su tarjeta de crédito, y la aplicación móvil no recopila datos de tarjetas de pago.
• Comunicaciones: Cuando se comunica con nosotros (a través de correo electrónico o formulario de contacto), podemos almacenar el contenido de su mensaje, sus datos de contacto y cualquier otra información que decida proporcionar.
• Contenido Enviado por el Usuario: Archivos PDF, documentos u otros archivos que usted cargue al Servicio para su procesamiento.

2.2. Datos de Voz y Audio (Tomador de Notas con IA)

El Tomador de Notas con IA sirve para tomar notas en congresos, cursos, clases y reuniones, así como para sus propios dictados. Cuando utiliza esta función, recopilamos:

• Grabaciones de voz que usted realiza a través del micrófono de su dispositivo o que carga. Pueden incluir las voces de otras personas que hablen en el evento que usted grabe.
• Transcripciones de esas grabaciones, generadas por proveedores externos de conversión de voz a texto.
• Notas estructuradas que nuestros sistemas de IA crean a partir de esas transcripciones a petición suya (por ejemplo, resúmenes, puntos clave o notas de estudio).

Sin información de pacientes: El Tomador de Notas con IA no está diseñado para grabar consultas ni conversaciones con pacientes, y usted no debe incluir información identificable de pacientes (como nombres, fechas de nacimiento, números de registro o voces de pacientes) en las grabaciones ni en las notas. Si graba una ponencia o una reunión, usted es responsable de cualquier aviso o consentimiento que la ley exija de las personas grabadas. Consulte "Información de pacientes" en la Sección 2.6 y la Sección 9 de nuestros Términos de Servicio.

Retención de audio: Las grabaciones de voz se transmiten a proveedores externos de transcripción de IA (como Deepgram) para su procesamiento. Por defecto, el audio se elimina inmediatamente después de la transcripción. Si elige guardar el audio, se conserva en almacenamiento privado cifrado para que pueda reproducirlo y volver a transcribirlo; puede cambiar esta elección en cualquier momento. El audio también se elimina cuando usted borra la nota o cierra su cuenta. El texto transcrito y las notas estructuradas se retienen en su cuenta hasta que los elimine o cierre su cuenta.

2.3. Aplicación Móvil (iOS y Android)

Cuando utiliza la aplicación móvil MediSummary, recopilamos y procesamos lo siguiente:

• Inicio de sesión: Su dirección de correo electrónico y una contraseña de un solo uso (OTP) para autenticar su cuenta.
• Almacenamiento local: Los tokens de acceso y actualización se almacenan en el almacenamiento seguro de su dispositivo (por ejemplo, iOS Keychain / Android Keystore a través de APIs de almacenamiento seguro) para mantenerle conectado entre sesiones.
• Micrófono: Se utiliza solo cuando elige grabar notas de voz. El modo de audio en segundo plano puede mantener la grabación activa cuando la aplicación está en segundo plano.
• Carga de archivos: Los archivos PDF que selecciona de su dispositivo se cargan en nuestros servidores para su resumen.
• Consultas de chat: El texto que envía en el chat de investigación dentro de la aplicación es procesado por nuestros proveedores de IA.
• Compras dentro de la aplicación: Puede suscribirse en la aplicación móvil. El pago es gestionado por Apple o Google, y RevenueCat administra el estado de su suscripción. La aplicación no recopila los detalles de su tarjeta de pago. Las suscripciones compradas en nuestro sitio web se gestionan allí.
• Eliminación de cuenta: Puede eliminar su cuenta desde Configuración → Eliminar Cuenta en la aplicación. Esto elimina permanentemente sus documentos, notas, historial de chat y otro contenido personal de nuestros servidores (su registro de cuenta puede ser anonimizado para fines de auditoría de facturación).
• Sin seguimiento de sitio web en la aplicación: La aplicación móvil no utiliza cookies de navegador, PostHog, Google Analytics o Facebook Pixel.

2.4. Información Recopilada Automáticamente

Cuando utiliza o accede a nuestros Servicios, recopilamos automáticamente cierta información sobre su dispositivo y uso:

• Información del Dispositivo y de Registro: Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, tipo de dispositivo, configuración del dispositivo y zona horaria. Cuando utiliza la aplicación móvil, nuestros servidores pueden registrar metadatos de solicitud estándar (como la dirección IP y la versión del sistema operativo móvil) para seguridad, autenticación y resolución de problemas.
• Datos de Uso: Fechas y horas en que accede a nuestros Servicios, páginas visitadas, funciones utilizadas, enlaces clicados y otras acciones realizadas en relación con nuestros Servicios.

2.5. Cookies y Tecnologías de Seguimiento (Solo Sitio Web)

Lo siguiente se aplica únicamente a nuestro sitio web, no a la aplicación móvil MediSummary.

Utilizamos cookies, balizas web y tecnologías similares en nuestro sitio web para proporcionar, personalizar y mejorar nuestros Servicios. Las cookies son pequeños archivos de texto almacenados en su dispositivo para ayudar a los sitios web a recordar información sobre usted.

• Usted puede controlar el uso de cookies a nivel de navegador o dispositivo. Si elige deshabilitar las cookies, esto puede afectar ciertas características o servicios de nuestro sitio.

Análisis y Grabación de Sesiones: Utilizamos las siguientes herramientas de análisis y mejora de productos de terceros, que pueden recopilar datos de comportamiento sobre cómo interactúa con nuestro sitio:

• PostHog — análisis de productos, indicadores de características y pruebas A/B. PostHog puede registrar con qué características interactúa y cómo. Consulte la Política de Privacidad de PostHog.
• Google Analytics — medición agregada de tráfico y participación. Consulte la Política de Privacidad de Google.
• Meta Pixel y Conversions API — medición de publicidad y retargeting (solo en entorno de producción). Consulte la Política de Privacidad de Meta.

Estas herramientas se cargan en el sitio web solo después de que usted acepte las cookies de análisis o publicidad en nuestro banner de consentimiento (o si posteriormente cambia esa elección). Las cookies esenciales necesarias para el funcionamiento del sitio no requieren dicho consentimiento. Estas herramientas no se utilizan en la aplicación móvil.

2.6. Información de Pacientes

MediSummary no está diseñado para recopilar ni procesar información que identifique a pacientes, y nuestros Términos de Servicio no le permiten enviarla en ninguna función. Antes de cargar un archivo, hacer una pregunta o dictar una nota, elimine todo lo que identifique a un paciente, como nombres o iniciales, fechas directamente relacionadas con el paciente, números de registro o de identificación, datos de contacto, fotografías, grabaciones de voz de pacientes o combinaciones poco comunes de datos.

No podemos revisar el contenido antes de que se procese. Si, aun así, nos llega información identificable de pacientes, se procesa de la misma manera que el resto de su contenido, incluso por parte de los proveedores de IA de terceros descritos en la Sección 5, hasta que usted la elimine. Si la envió por error, elimínela de su cuenta e infórmenos en [email protected] para que podamos ayudarle a eliminarla.

Salvo que hayamos firmado con usted un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA) o un acuerdo similar, no actuamos como asociado comercial conforme a HIPAA ni como encargado del tratamiento de registros de pacientes en su nombre.

#3. Cómo Utilizamos Su Información

Procesamos su información personal para los siguientes fines:

1. Prestación de Servicios y Gestión de Cuentas

   • Para crear, mantener y proteger su cuenta (incluido el inicio de sesión móvil mediante OTP).
   • Para procesar transacciones (pagos, suscripciones, reembolsos) a través de nuestros socios de pago. El estado de la suscripción se verifica cuando inicia sesión en la aplicación móvil.

2. Procesamiento de Funcionalidades de IA

   • Para transmitir sus documentos cargados, grabaciones de voz y consultas a proveedores de infraestructura de IA de terceros (como OpenAI, Anthropic o Google) para generar resúmenes, transcripciones, notas, presentaciones y otras salidas.
   • Consulte la Sección 5 para obtener más detalles sobre los proveedores de IA de terceros.

3. Soporte al Cliente y Comunicación

   • Para responder a consultas, solucionar problemas y abordar cuestiones técnicas.
   • Para enviarle actualizaciones importantes o mensajes administrativos (por ejemplo, cambios en las políticas, avisos relacionados con el servicio).

4. Mejora del Servicio y Análisis

   • Para analizar las tendencias de uso y medir cómo los usuarios interactúan con nuestros Servicios.
   • Para optimizar el rendimiento, desarrollar nuevas funcionalidades y perfeccionar las existentes.
   • Podemos utilizar datos anonimizados o agregados de las cargas e interacciones de los usuarios para mejorar nuestros modelos de IA. No utilizamos datos de pacientes personalmente identificables para el entrenamiento.

5. Actividades de Marketing y Promocionales

   • Para enviarle información promocional y comunicaciones de marketing (cuando lo permita la ley o según su consentimiento).
   • Puede darse de baja de estas comunicaciones siguiendo el enlace de "darse de baja" en el correo electrónico o contactándonos directamente.

6. Cumplimiento Legal y Protección

   • Para cumplir con las leyes, regulaciones o procesos legales aplicables.
   • Para proteger nuestros derechos, investigar fraudes y hacer cumplir nuestros Términos de Servicio u otros acuerdos legales.

#4. Bases Legales para el Tratamiento (Visitantes del EEE)

Si usted se encuentra en el EEE, nos basamos en los siguientes fundamentos jurídicos para el tratamiento de su información personal:

• Consentimiento: Cuando usted ha otorgado su consentimiento (p. ej., para recibir comunicaciones de marketing o para utilizar funciones de grabación de voz).
• Necesidad Contractual: Cuando el tratamiento es necesario para ejecutar nuestro contrato con usted (p. ej., para proporcionar los Servicios que usted solicita).
• Intereses Legítimos: Para nuestros intereses legítimos (p. ej., para mejorar nuestros productos, prevenir el fraude), excepto cuando prevalezcan sus intereses o derechos fundamentales.
• Obligaciones Legales: Cuando el tratamiento es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales.

#5. Proveedores de IA de Terceros

Para ofrecer funciones impulsadas por IA, MediSummary envía cierto contenido enviado por el usuario a proveedores de IA de terceros. Esto puede incluir:

• Documentos PDF cargados (para funciones de resumen y chat)
• Grabaciones de voz y transcripciones (para el AI Note Taker)
• Consultas de texto (para AI Chat y otras funciones de IA)

Estos proveedores — que pueden incluir empresas como OpenAI, Anthropic, Google, Perplexity (búsqueda web para AI Chat) y Deepgram (para transcripción de voz a texto de notas de voz) — procesan sus datos bajo sus propios términos de servicio y políticas de privacidad. MediSummary configura estas integraciones para minimizar la retención de datos por parte de estos proveedores cuando sea posible, pero no podemos garantizar sus prácticas de manejo de datos. Al utilizar funciones impulsadas por IA, usted consiente que su contenido sea procesado por estos proveedores.

No envíe información identificable de pacientes (como nombres, fechas de nacimiento, números de registro o voces de pacientes) a ninguna función; consulte la Sección 2.6. Las preguntas de AI Chat también pueden convertirse en consultas de búsqueda enviadas a servicios de búsqueda de literatura y web (p. ej., NCBI/PubMed, Google Search).

#6. Cuándo y con quién compartimos su información

Podemos compartir sus datos personales con:

1. Proveedores de servicios — Terceros que nos ayudan a operar nuestro negocio y Servicios. Estos proveedores procesan datos solo según nuestras instrucciones y en nuestro nombre. Los subprocesadores actuales incluyen:

   • IA y voz: OpenAI, Anthropic, Google (Gemini), Perplexity, Deepgram
   • Alojamiento y red: Heroku (Salesforce), Cloudflare
   • Almacenamiento y base de datos: Amazon Web Services (S3, incluyendo almacenamiento de audio), DigitalOcean Spaces, MongoDB Atlas
   • Pagos y suscripciones: Stripe, RevenueCat, Apple In-App Purchase, Google Play Billing
   • Correo electrónico y soporte: Postmark, Zoho Mail
   • Análisis y publicidad: PostHog, Google Analytics, Meta Pixel / Conversions API
   • Identidad y afiliados: Google OAuth, Rewardful
   • Fuentes de literatura consultadas en su nombre: NCBI/PubMed, Europe PMC, OpenAlex, NIH iCite, DailyMed

AWS, DigitalOcean, MongoDB, OpenAI, Perplexity, Deepgram y Google Gemini pueden recibir contenido relacionado con la salud que usted cargue (artículos, notas o audio). Ese contenido puede ser datos de categoría especial según el Artículo 9 del GDPR. Lo procesamos para proporcionar el Servicio que usted solicita. Dicho contenido no debe identificar a pacientes (consulte la Sección 2.6). 2. Proveedores de IA de terceros — Según se describe en la Sección 5 anterior. 3. Transferencias comerciales — En relación con cualquier fusión, venta de activos, financiación o adquisición de la totalidad o una parte de nuestro negocio por otra empresa. 4. Requisitos legales — Si así lo exige la ley o para proteger nuestros derechos, propiedad o seguridad (por ejemplo, en respuesta a órdenes judiciales o solicitudes de las fuerzas del orden). 5. Afiliadas — Podemos compartir información con nuestras empresas afiliadas, pero solo si es necesario y consistente con esta Política de Privacidad.

No vendemos ni alquilamos su información personal a terceros para sus propios fines de marketing.

#7. Retención de Datos

Retenemos su información personal durante el tiempo que sea necesario para:

• Proporcionarle nuestros Servicios;
• Cumplir con los fines descritos en esta Política de Privacidad;
• Cumplir con las obligaciones legales;
• Resolver disputas;
• Hacer cumplir nuestros acuerdos.

El audio del AI Note Taker se elimina inmediatamente después de la transcripción, a menos que usted elija guardarlo; el audio guardado se conserva en almacenamiento privado cifrado hasta que cambie esa elección. El audio se elimina cuando usted elimina la nota o cierra su cuenta. El texto transcrito y las notas estructuradas se retienen como parte de su cuenta hasta que las elimine o cierre su cuenta.

Cuando ya no necesitemos sus datos personales para estos fines, los eliminaremos de forma segura o los anonimizaremos.

#8. Seguridad de los Datos

Hemos implementado medidas técnicas y organizativas comercialmente razonables para proteger sus datos personales contra el acceso no autorizado, la divulgación, la alteración o la destrucción. Los datos de pago son procesados por Stripe, Apple o Google y no se almacenan en los servidores de MediSummary. Los tokens de autenticación en la aplicación móvil se almacenan utilizando las API de almacenamiento seguro de su dispositivo. Sin embargo, ningún servicio basado en internet puede ser completamente seguro. Por lo tanto, no podemos garantizar la seguridad absoluta de su información.

#9. Transferencias Internacionales de Datos

Si utiliza nuestros Servicios desde fuera de los Estados Unidos, tenga en cuenta que su información puede ser transferida, almacenada o procesada en los Estados Unidos o en otras jurisdicciones donde se encuentran nuestros proveedores de servicios. Es posible que estos países no tengan las mismas leyes de protección de datos que su país de origen. Si así lo exige la ley aplicable, implementamos salvaguardias adecuadas (como las Cláusulas Contractuales Estándar) para garantizar que su información personal permanezca protegida.

#10. Privacidad de los Menores

Nuestros Servicios no están dirigidos a, ni recopilamos intencionadamente información de, menores de 18 años. Si descubrimos que hemos recopilado inadvertidamente información personal de un menor de 18 años, tomaremos las medidas adecuadas para eliminar dicha información sin demora.

#11. Sus Derechos de Privacidad

Dependiendo de su ubicación, usted puede tener ciertos derechos con respecto a su información personal, incluyendo el derecho a:

• Acceder a la información personal que tenemos sobre usted;
• Solicitar la Corrección de sus datos personales si son inexactos o incompletos;
• Solicitar la Eliminación de sus datos personales;
• Retirar el Consentimiento cuando nuestro procesamiento se base en su consentimiento;
• Oponerse al Procesamiento o solicitar que limitemos el procesamiento de sus datos personales;
• Portabilidad de Datos: Bajo ciertas circunstancias, usted puede solicitar una copia de sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina;
• Presentar una Queja ante una autoridad de supervisión de protección de datos, en particular en el país donde reside o trabaja (por ejemplo, su autoridad nacional de la UE/EEE o la Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido).

Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una solicitud en /privacy-request o envíe un correo electrónico a [email protected]. Los usuarios del sitio web pueden eliminar su cuenta desde Configuración de la cuenta → Eliminar cuenta. Los usuarios de la aplicación móvil también pueden eliminar su cuenta desde Configuración → Eliminar cuenta en la aplicación. Responderemos a su solicitud de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables.

#12. Derechos de Privacidad de California

Si usted es residente de California, se le otorgan ciertos derechos en relación con el acceso a su información personal en virtud de la Ley de Privacidad del Consumidor de California ("CCPA") y la ley "Shine the Light" de California. Estos pueden incluir:

• Derecho a Saber las categorías y los datos específicos de información personal que hemos recopilado sobre usted, y las categorías de fuentes de las que se recopila la información personal;
• Derecho a Eliminar la información personal que hemos recopilado de usted;
• Derecho a Optar por No Participar de ciertas ventas o divulgaciones de información personal (si corresponde);
• Derecho a la No Discriminación por ejercer sus derechos de privacidad.

Para cualquier solicitud de este tipo, utilice /privacy-request, la página No Vender ni Compartir, o envíe un correo electrónico a [email protected]. Tenga en cuenta que cierta información puede estar exenta de estas solicitudes según la ley estatal.

#13. No Rastrear y Control de Privacidad Global

La mayoría de los navegadores incluyen una función de "No Rastrear" (DNT). Tratamos una señal de Control de Privacidad Global (GPC) como una solicitud para optar por no participar en la venta o el intercambio de información personal con fines publicitarios. Cuando GPC está presente, no cargamos Meta Pixel ni otras cookies publicitarias. También puede usar /do-not-sell o el banner de cookies para tomar la misma decisión.

#14. Actualizaciones a esta Política de Privacidad

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas o por otras razones operativas, legales o regulatorias. Cuando lo hagamos, le notificaremos (por ejemplo, publicando un aviso en nuestro sitio o enviándole un correo electrónico). Su uso continuado de nuestros Servicios después de que dichos cambios entren en vigor indica que ha leído, comprendido y aceptado la versión actual de esta Política de Privacidad.

#15. Contáctenos

Si tiene preguntas, inquietudes o comentarios sobre esta Política de Privacidad o nuestras prácticas de datos, por favor, contáctenos:

Correo electrónico: [email protected] Dirección postal: MediSummary (ODAKCO, LLC) 1111B S Governors Ave, STE 7896 Dover, DE 19904